Nekonečné pracovné porady, ktoré nikam nevedú. Workshopy podobné vystúpeniu uspávača hadov. Nulová aktivita zúčastnených na stretnutí, alebo naopak prekrikovanie sa či neproduktívne debaty o kvalite obsluhy a jedla v najbližšej reštaurácii.
Možno ste už počuli alebo zvažovali mať na týchto stretnutiach facilitátora. Čo to znamená, ako to asi vyzerá a aké benefity to môže priniesť skupine?
Čo je to tá facilitácia?
Čo kniha alebo facilitátor – to iná definícia. Na čom sa zhodujú sú dve základné definície. Široká a úzka.
Široká definícia popisuje facilitáciu ako “uľahčovanie procesu” pri dosahovaní cieľa jednotlivca, skupiny, organizácie … či dokonca krajín. Vo všeobecnosti to znamená, že facilitáciou je súbor všetkých činností, ktoré môžeme robiť na to, aby veci išli hladko až do ich cieľa.
Podľa tejto definície môžeme facilitáciu vnímať ako nadmnožinu alebo “sestru” koučingu, mediácie, mentoringu, moderovania, moderácie, lektorovania a učenia či niekedy dokonca supervízie.
Úzka definícia facilitácie sa zameriava na skupinové stretnutia, ako napríklad porady alebo školenia. Aleš Bednařík vo svojej knihe Facilitace ju definuje ako: “Uľahčovať proces diskusie tak, aby diskusia prebehla efektívne a aby účastníci diskusie získali také výstupy, kvôli ktorým sa spoločne zišli.”
Základné princípy facilitácie
Ako taká facilitácia prebieha?
Celý proces facilitácie môžeme zhrnúť do 2+1 základných činností:
- Facilitátor v prvom rade aktívne počúva, čo hovoria účastníci v skupine.
- Kladie otázky – najčastejšie otvorené otázky, ktorými vedie diskusiu k stanovenému cieľu.
- Prípadne zapisuje nápady, komentáre a výstupy, ku ktorým prišla skupina.
No a počas týchto činností úlohou facilitátora je:
- držať štruktúru – zabezpečuje aby každý krok súvisel s dosiahnutím cieľa
- kontrolovať čas – byť časovo efektívny
- vytvoriť psychologicky bezpečné miesto
- zabezpečiť aby každý zúčastnený mal priestor vyjadriť sa.
Dosiahnutím cieľa skupiny môže byť aj napríklad:
- zadanie úloh pre najbližší týždeň
- definovanie strategických cieľov a plánov pre nasledujúcu päťročnicu
- alebo vymýšľanie najnovšej reklamnej kampane pre klienta.
V neposlednom rade: facilitátor býva externá rola, ktorá priamo nezasahuje do obsahu stretnutia, len ho udržiava v istých mantineloch pre efektívny progres. Z tohto dôvodu je niekedy vhodné zabezpečiť na stretnutie externého facilitátora, vďaka čomu sa môžu všetci zúčastnení – členovia tímu – naplno zapojiť do obsahu, teda diskusie či plánovania.
Rola facilitátora je svojim spôsobom rolou sprevádzajúceho lídra, o ktorom si môžeš prečítať viac v článku: Transakčná analýza ako nástroj lídra. Zároveň to platí aj naopak: viesť ľudí častokrát znamená viesť stretnutia. Čo si myslíte? Patria facilitátorské zručnosti do portfólia lídra?
TIP pre rýchle skupinové rozhodnutia:
Technika piatich prstov
Ak máte počas vášho stretnutia veľa ľudí v skupine a málo času na rozoberanie všetkých názorov k danej téme a následne rozhodovanie – prípadne definovanie ďalších krokov, vyskúšajte túto jednoduchú techniku. Vyzvite ľudí aby vyjadrili svoj postoj ukázaním 1-5 prstov. Osobne definujem 5 prstov ako maximálny súhlas a 1 prst ako nesúhlas.
Potom ako všetci zúčastnení ukážu svoje nastavenie, požiadam o verbálne vyjadrenie tých, ktorí hlasovali jednym, dvoma, niekedy aj troma prstami (podľa toho, koľko nám zostáva času). Touto technikou som sa inšpiroval v knihe Tajemství facilitace.
Benefity pre skupinu
V článku som sľúbil aj niekoľko benefitov pre skupinu. Poďme na to “facilitátorsky”: aké benefity facilitovaného stretnutia vidíte vy? 😀
Ak zvažujete zavolať externého facilitátora na vaše stretnutia, alebo by ste sa radi naučili ako efektívne facilitovať vaše stretnutia, navštívte našu stránku venovanú facilitácií. 😉