Ste vedúci tímu a váš tím práve dokončuje práce na projekte, ktorého deadline je zajtra.
Len tak-tak stíhate…
Doobeda za vami príde váš nadriadený s tým, že došlo k menším úpravám zadania od klienta. Keďže je to veľmi dobrý klient, chce mu vaša spoločnosť vyjsť v ústrety. Váš nadriadený vás oboznámi so situáciou a vysvetlí vám, že projekt musí byť s úpravami dokončený v pôvodnom termíne.
Tento prístup vás samozrejme zaskočí a nahnevá. Viete, že zmeny, ktoré vedenie požaduje nie sú zásadné, no vyžiadajú si čas navyše. Zároveň viete, že niekto bude musieť zostať dlhšie v práci.
Pre vás zmena projektu znamená, že musíte nejako presvedčiť svoj tím, aby zostal v práci dlhšie. Ako sa to dá urobiť čo najefektívnejšie?
„Moderný vedúci alebo manažér by mal byť výživnou pôdou pre rozvoj schopností svojho tímu. Mal by byť ako záhradník, ktorý sa snaží vyšľachtiť tie najkrajšie ruže.“
Zastaraný spôsob vedenia tímu
Vedúci tímu zvolá mimoriadnu poradu a oboznámi svojich kolegov o situácii týmto spôsobom:
„Došlo k zmene špecifikácie projektu, na ktorom práve pracujeme, bez toho, aby sa posunul deadline. Z toho vyplýva, že to musíme dnes dokončiť aj za cenu toho, že tu budeme nocovať.“
Čo komunikuje zastaraný spôsob vedenia tímu?
Vedúci tímu začína s faktickým popisom situácie. V popise nie sú žiadne stopy po tom, čo si myslí alebo ako sa cíti. Druhá veta sa tvári, že logicky vyplýva z prvej, pričom sa jedná o sucho povedané nariadenie, voči ktorému nemôže nikto nič namietať.
Ak by sme nahradili vedúceho za bezcitný počítač, nevšimli by sme si zmeny.
Ako sa asi cíti šéf, keď oboznamuje tím so zmenami [starý model]?
Bolo mu to veľmi nepríjemné. Sám bol nahnevaný, že k takejto zmene došlo a že s ňou nemohol nič robiť. Vedel, že jeho podriadení nebudú vôbec nadšení, ani on by na ich mieste nebol. Bojí sa, ako budú reagovať. Bojí sa, že odmietnu ostať a robiť nadčas a že sa projekt nestihne dokončiť včas, čo by malo následky ako pre neho, tak aj pre nich.
Jeho strach, že bude odmietnutý kolegami ho zväzuje. Preto si zvolí odmeranú komunikáciu, tváriacu sa ako fakt. Tá však bráni akýmkoľvek otázkam a možným spochybneniam. Nie je v nej priestor pre dialóg, či hľadanie riešenia.
Využije teda svoje postavenie a z pozície nadriadeného nariadi, čo sa bude diať. Čo tým však naozaj dosiahne?
Ako sa cítia zamestnanci [starý model]?
Je pred nich postavený problém/prekážka, ktorá im narúša ich po-pracovné plány. Zároveň s ňou nemôžu nič spraviť, pretože bola prezentovaná ako fakt. Musia teda zostať v práci, ak ju chcú mať aj naďalej, aj keď pôvodne chceli robiť niečo úplne iné. To v nich vyvoláva hnev a odpor voči firme a vedeniu. Boli postavení pred hotovú vec, ktorá obmedzuje ich slobodu. Koho by také niečo nenahnevalo?
V kancelárii šomrú a nadávajú. Celková motivácia a nálada upadá. Robí sa len to, čo je nevyhnutné. A aj to sa robí len tak, aby to bolo spravené. Nepozerá sa na kvalitu, a už vôbec nie na firemnú filozofiu a kultúru.
Ak sa takéto situácie dejú pravidelne, ubíja to pracovnú morálku, čím trpí kreativita zamestnancov. Načo by sa snažili, ak si to nikto nevšimne a je s nimi jednané ako s „handrami“.
Moderný spôsob vedenia tímu
Vedúci tímu zvolá mimoriadnu poradu a oboznámi svojich kolegov o situácii týmto spôsobom:
„Dnes som sa dozvedel, že klient zmenil špecifikácie a chce, aby sme do zajtra dopracovali do projektu ešte tieto detaily. Osobne ma táto zmena na poslednú chvíľu hnevá, pretože som mal po práci už iné plány. Chcem to však spraviť. Je tu niekto, kto by mohol zostať dnes dlhšie, aby sme to spolu dokončili? Rád by som sa dohodol. Nechcem nikomu nič nakazovať, osobne nemám rád taký prístup a nepáčilo by sa mi, keby sa ku mne niekto takto správal. Poprípade, ak vám napadá nejaké iné riešenie, pokojne ho navrhnite. Budem len rád ak nájdeme efektívnejšie riešenie, ako tu zostávať do noci.“
Spomínaný spôsob využíva techniku ja-výrokov. Vedúci tímu žiada o pomoc a zároveň popisuje svoju situáciu. Dokonca sa vžíva do situácie svojich podriadených a predstavuje si, ako by sa cítil na ich mieste. Svoje zistenia otvorene komunikuje, aby aj ostatní vedeli, k akým záverom dospel.
Aký odkaz sa skrýva za moderným štýlom komunikácie?
Spôsob komunikácie dáva jasne najavo, že vedúcemu záleží na jeho ľuďoch a ich spokojnosti. Nesnaží sa schovávať za „fakty“, práve naopak, ide z kožou na trh a hovorí otvorene o svojich pocitoch a myšlienkach, vďaka čomu si ho jeho podriadení vážia.
Jeho prístup je založený na rovnocennosti a partnerstve. Snaží sa nájsť také riešenie, ktoré by bolo pre všetkých čo najprijateľnejšie. Zároveň sa snaží povzbudiť spolupracovníkov k tomu, aby spolu s ním hľadali riešenie. Riadi sa heslami: „Aby sa vlk nažral a ovca zostala celá. Viac hláv, viac rozumu.“
Ako sa cíti vedúci tímu na porade?
V momente, keď sa dozvedel o zmene, bol nahnevaný. Postupne sa však upokojil, pretože si uvedomil, že hnev mu v tejto situácii nepomôže. Zameral teda svoju pozornosť na riešenie problému. Keď predstupoval pred členov svojho tímu, mal už predstavu, čo konkrétne sa musí spraviť.
Počas toho, ako oboznamoval tím so situáciou, nepociťoval strach z reakcie tímu. Vedel totiž, že sa na svoj tím môže spoľahnúť. Od začiatku komunikuje rovnocenným spôsobom, ktorý kolegom dáva jasne najavo, že si ich názory váži a je voči nim otvorený. Vďaka tomu sa členovia tímu cítia byť súčasťou celku, o ktorom môžu spolurozhodovať. Necítia bezmocnosť, vďaka ktorej by v nich mohol vzrastať hnev, či už voči firme alebo voči ich nadriadenému.
Ako vnímajú poradu zamestnanci?
Síce sa im nepáči zmena, ktorá nastala, no nevnímajú ju tragicky. Vedia, že môžu svoj názor na porade otvorene vyjadriť a že bude vypočutý. Taktiež cítia, že môžu prispieť a spolurozhodovať o tom, ako sa s danou situáciou vysporiadajú. Celý tím tak pracuje ako jeden celok na vyriešení problému, vďaka čomu sa každý jednotlivec cíti byť jeho súčasťou.
Ak môžu ľudia spolurozhodovať, sú motivovaní hľadať efektívne riešenia, vďaka ktorým svoju prácu urobia rýchlejšie a kvalitnejšie.
Úlohou moderných vedúcich nie je len rozdeľovať úlohy a kontrolovať ich vykonávanie, ako to bolo doteraz. Ich úlohou je podporovať členov svojho tímu k spolupráci a spoluzodpovednosti za chod firmy.
Ak sa ľudia cítia byť súčasťou niečoho väčšieho, niečoho, na čom sa môžu spolupodieľať a zlepšovať tak svet okolo seba, sú do značnej miery motivovaní hľadať riešenia na zložité situácie.
Rád by som spoznal vaše skúsenosti s komunikáciou s nadriadenými alebo podriadenými. Chcel by som, aby sa tu vytvorila diskusia medzi nadriadenými a podriadenými. Aby tieto dva „protipóly“ vedeli, ako sa navzájom vnímajú a čo prežívajú. Verím, že by to prispelo k zlepšeniu vzťahov na pracovisku a ku skvalitneniu práce. Teším sa na vaše postrehy v komentároch.
Chceš ešte viac zdokonaliť svoje komunikačné schopnosti? Môžeš sa prihlásiť do hravého online tréningu alebo do mailingu a nič nové ti neunikne.
Páči sa ti článok? Budeme radi, ak o ňom povieš ostatným.
Pingback: Ako efektívne pristupovať k apelom na ľútosť? — Otvorená Hra
Mala som skusenost so zastaralym sposobom vedenia teamu mladou sefkou, pricom na namietky hovorila ze „nema cas sa venovat nasim pocitom“. Da sa vobec takto naladenemu cloveku vysvetlit preco je to pre podriadenych dolezite alebo co to s nimi robi?
Ak by som chcel na vašu otázku odpovedať jednou vetou, tak by som povedal, že sa dá aj nedá. Jedná sa totiž o komplexný proces. Pokúsim sa vymenovať jeho základné kroky a teda, čo by som asi robil, keby som bol na vašom mieste. Neznamená to však, že to pre Vás musí nutne fungovať, pretože mám dosť málo informácií o tom, čo nadriadená robila a ako sa správala. Pokúsim sa však popísať taktiku, ktorú by som ja použil a zároveň aj takú, ktorú by som nepoužil.
1. Sám seba by som sa opýtal, aká je moja motivácia. Prečo chcem, aby ma šéfka pochopila. Čo si od toho sľubujem a aký to bude mať vo výsledku pre mňa úžitok. Výsledok by som porovnal s terajším stavom a na základe výsledku by som sa rozhodol. Možno by som zistil, že terajší stav nie je až taký zlý v porovnaní s tým, koľko energie by som musel vynaložiť na dosiahnutie zmeny. Ak by som dospel k názoru, že zmena je nevyhnutná. Zamyslel by som sa, čo je pre mňa výhodnejšie. Či meniť svoje správanie a poprípade ovplyvňovať správanie šéfky alebo jednoducho z práce odísť a hľadať si inú. Viac na túto tému píšem v článku: http://www.otvorenahra.sk/ako-uspesni-reaguju-na-zmeny/
2. Ak sa teda rozhodnem zostať, zameral by som svoju pozornosť najprv na seba. Aké je moje správanie a čo môže moje správanie vyvolávať v druhých.
Zahral by som si sám so sebou hru. Keby som stretol sám seba, bol by som spokojný? Ako by som so sebou vychádzal? Čo by mi na mne vadilo? S akými mojimi vlastnosťami by som vedel spolupracovať? Ak je to ťažké si predstaviť bez sebaobhajoby, je možné si to otočiť a predstaviť aj tak, že čo ak by som ja stretol niekoho, ako som ja. Ako by som ho vnímal? Čo by mi bolo sympatické a čo by mi vadilo na tej osobe?
3. Ak tuším, ako asi pôsobím na druhých ľudí, začal by som sa zameriavať na pochopenie druhých a teda v tomto prípade šéfky. Snažil by som sa pochopiť, prečo sa správa tak ako sa správa. Hľadal by som a vymýšľal, čo najviac alternatív, ktoré môžu spôsobovať jej správanie. Pozrel by som sa na to ako sa asi vo svojom živote cíti a ako rozmýšľa. Využil by som na to všetky informácie, ktoré o nej mám. Najväčšiu váhu by som však prikladal informáciám, ktoré mám z vlastnej skúsenosti s ňou a z vlastného pozorovania. Ako dodatočné argumenty s nízkou váhou by boli pre mňa informácie od druhých ľudí.
4. Svoje zistenia by som mohol ako hypotézy následne testovať v praxi. Stále by som však nezabúdal, že vzťah je interakcia dvoch ľudí a teda aj ja mám asi podiel na tom, ako sa ku mne druhý správajú (toto pravidlo platí pre väčšinu vzťahov). Menil by som teda svoje správanie voči druhej osobe s cieľom vylepšiť náš vzájomný vzťah. Vyhýbal by som sa zámerom typu: Chcem zmeniť prístup šéfky alebo chcem aby ma vypočula. Tieto zámery totiž spôsobujú, že začneme na druhého tlačiť, čo v konečnom dôsledku povedie k väčšiemu odcudzeniu a väčšej neochote počúvať názor druhých.
5. Sledoval by som ako druhá strana reaguje na moje zmeny. Z mojich pozorovaní vyplvynulo, že väčšina ľudí reaguje na zmeny v správaní druhých (ak je ich zmenené správanie do značnej miery konštantné a nemenné) až po troch mesiacoch. Až po tomto čase zmenu u druhého zaznamenajú a začnú na jej základe meniť a prispôsobobať svoje správanie. Má to pravdepodobne dočinenia s tým, že okrem toho, že meníme seba, musí nastať zmena nášho obrazu v hlavách v druhých. Jednoducho povedané, je nutné, aby sa v ich hlavách zmenilo ich vnímanie nás ako osoby. Chcem tým povedať, že ak sa vydáme na cestu zmeny, vyžaduje to trpezlivosť a výdrž. Nemôžeme očakávať zázraky zo dňa na deň.
6. Ak by sa môj vzťah k šéfke nelepšil a nič nenasvedčovalo tomu, že sa to zlepší. Znovu by som sa zamyslel, či mi stojí za to zostať v takejto práci s takou šéfkou. Ak by mi vyšlo, že to za to nestojí, tak by som sa zbalil a odišiel.
To, čo som tu popísal je dlhý proces budovania vzťahu. Ak máme vzťah dokážeme zväčša s ľuďmi komunikovať na rovnocennej úrovni, vďaka čomu sú viac otvorení počúvať aj naše názory. Pri tejto stratégii sa však treba obrniť trpezlivosťou, dať si jasný konštruktívny zámer a vydržať.
Existuje aj oveľa kratšia cesta a tou je, že môžete druhú osobu manipulovať proti jej vôli. Efekt je často veľmi krátky a následky sú často dosť nepríjemné. Za mňa túto cestu neodporúčam, aj keď sa môže zdať na prvý pohľad ľahšia.
Dúfam, že som Vašu otázku zodpovedal. Ak máte ďalšie otázky, rád ich zodpoviem alebo rozdiskutujem ďalšie témy.
dobry den tiez mam problem v praci mame 3smenku ale od buduceho tyzdna 12ky mam problem s kolektivom chcem sa presunut manazerka otom ani nechce pocut ako mozem chodit do prace a rozculovat sa stale neviem ako to mam riesit ci mam dat vypoved alebo skusat to dalej
V predoslej praci mi sef ustavicne pozeral do monitora a vzdy ma napomenul, ked tam videl nieco ine, nez bola moja praca. Nakoniec som bol rad, ked mi sef prostrednictvom tretej strany oznamil, ze so mnou spolupracu konci :D.
Zalezalo mi vsak na otvorenosti, tak som ho po par dnoch poziadal, aby sme si sadli osobne. Tam som mu povedal, ze mi bolo oznamene jeho rozhodnutie, respektujem ho, no chcem osobne pocut, co mu na mne vadi. A tak sme sa o tom porozpravali. A tak sa mi z prace odchadzalo lepsie, nez keby sme o tom pomlcali.